यदि आप कोई भी बिज़नेस कर रहे हैं और यदि वह छोटा या बड़ा हो तो Inventory और Accounts मैनेज करने के लिए हमें सॉफ्टवेयर की जरूरत होती हैं, आज में आपको Inventory Software के बारे में बताने जा रहा हु की एक कम्पलीट सॉफ्टवेयर में क्या क्या  विशेषताएं होने चाहिए, यह आर्टिकल उन लोगो के लिए काम हैं जिनके निम्न व्यवसाय हैं

• Grocery Shop (किराना दुकान)
• Supermarket
• Readymade Garment Shop
• Electric / Electronic Shop
• Stationery
• Item Purchase/Sales Business

इस आर्टिकल में निम्न पॉइंट समझाए हैं ।

• Benefit : सॉफ्टवेयर लगवाने के क्या क्या फायदे होते हैं
• Common Features : इसमें वे सभी फीचर हैं जो की एक FMCG सॉफ्टवेयर में होना ही चाहिए
• Key Features : इसमें वह सभी फीचर हैं जो सॉफ्टवेयर को और भी एडवांस बनाते हैं
• Purchase Features : खरीदी के समय काम आने वाले ऑप्शन
• Billing Features : बिक्री / बिल बनाते समय काम आने वाले ऑप्शन
• Integration: अलग से कौन कौन से Hardware हम Attach कर सकते है ।
• Reminders: Software में कौन कौन से रिमाइंडर होने चाहिए ।
• Additional Features: इस ऑप्शन में वे सभी फीचर हैं जिनके न होने पर भी आपके कार्य कर कोई Effect नहीं होगा यह सिर्फ अतिरिक्त सुविधाएं है ।
• Support System: जिस कंपनी से आप Software ले रहे हैं उनका सपोर्ट सिस्टम कैसा होना चाहिए

Benefit : सॉफ्टवेयर लगवाने के फायदे

• कोई भी ट्रांसक्शन याद रखने की जरुरत नहीं होती
• लेन – देन की स्तिथि पता रहती हैं
• दिनभर में कितनी उधारी हो रही हैं उसके बारे में जानकारी रहती हैं
• कितना सामान Expiry Date आने वाली हैं उसके बारे में जानकारी रहती हैं
• किसी भी कस्टमर का हिसाब सिंगल क्लिक में देखना
• समय की बचत
• व्यापार में पारदर्शिता
• इन चीजों में समय देने से हम यह समय अपने व्यपार को आगे बढ़ाने में Invest कर सकते हैं

Common Features

• Stock Management : 
  • करंट स्टॉक, डेट वाइज स्टॉक देखने का ऑप्शन
  • किसी भी आइटम को आसानी से ट्रेस कर सके
  • कोनसा आइटम कहा रखा हैं इसके बारे में जानकारी होना चाहिए
  • यदि स्टॉक बैच वाइज मैनेज होता हैं तो उससे सम्बन्धी जानकारी होना चाहिए
• Accounting :
  • सभी वाउचर होना चाहिए मुख्यतः Payment Receive JV
  • उनसे सम्बंधित सभी रिपोर्ट
  • Bank Reconciliation का ऑप्शन होना चाहिए
  • Post Dated Cheque का ऑप्शन होना चाहिए
• GST Filing
  • GSTR1 Direct Uploading का ऑप्शन होना चाइये
  • GST सम्बंधित जो जो भी रिपोर्ट हो सभी होना चाहिए
• E-Way Bill
  • यदि आप E-Way बिल का Feature चाहते हैं तो वह भी होना चाहिए
• Barcode Management :
  • आइटम में बारकोड लगाने का ऑप्शन होना चाहिए
  • बारकोड से Sale Bill बनने का ऑप्शन होना चाहिए
  • बारकोड Generate करके Barcode Label प्रिंटिंग का ऑप्शन होना चाहिए
• Credit Limit Management
  • एक व्यक्ति के लिए Max Amount सेटिंग का ऑप्शन होना चाहिए
  • कितने बिल तक की उधारी दी जा सकती हैं उसका ऑप्शन होना चाहिए
  • और कितने दिन की उधारी देना हैं उसको सेट करने का ऑप्शन होना चाहिए
• Discount and Scheme
  • तरह तरह से सेल करने की स्कीम आती हैं स्कीम के हिसाब से बिल बनने का ऑप्शन होना चाहिए
  • किसी किसी के यहाँ पर ग्रुप वाइज सेटिंग होती हैं कही पर आइटम वाइज
  • Trade Discount  Cash Discount आदि ऑप्शन होना चाहिए
• Order Management
  • Sales Order / Purchase Order बनाने के ऑप्शन होना चाहिए
  • Order के Against कितने Item आये या गए उसकी रिपोर्ट होना चाहिए
  • कितने आर्डर अभी पेंडिंग हैं उसकी जानकारी होना चाहिए
• Dispatch Management : बिल बनने के बाद Order को लोड करना और कस्टमर के यहाँ तक पहुंचने का कार्य भी यदि आप करते हैं तो उसका मैनेजमेंट होना चाहिए ताकि कोई भी कस्टमर अपने आर्डर को Trace कर सके
• Store Management : यदि आपकी कंपनी बड़ी हैं और इंटरनल भी स्टॉक और अन्य वस्तुए इंटरनल डिपार्टमेंट में लेनदेन रहता हो तो स्टोर के सभी वाउचर होना चाहिए जिससे हमें हमारी Inventory की रियल पोजीशन हमेशा पता रहे
• Salesman Management : यदि आप के एक से अधिक काउंटर हैं और आप सेल का कुछ परसेंट अपने सेल्समेन को देना चाहते हैं तो इस तरह का भी ऑप्शन होना चाहिए जहा से आप परसेंट सेट कर सके और सेल्समेन के हिसाब से रजिस्टर और समरी देख सके।
• Expiry Management : यदि आपके पास ऐसी वस्तु हैं जो Expire होती हैं तो आपको पुराने स्टॉक को पहले सेल करना होता हैं, तो इस तरह का ऑप्शन भी सॉफ्टवेयर में होना चाहिए

Key Features

• Easy and Fast Billing :
  • बिल बनाना आसान होना चाहिए ताकि कोई भी आसानी से चला सके
  • बिल फ़ास्ट बनना चाहिए ताकि कस्टमर को इंतजार न करना पड़े
  • बिल पर सभी ऑप्शन क्लियर होना चाहिए
• Cloud Backup
  • हमेशा बैकअप लेना चाहिए
  • और बैकअप को एक अलग लोकेशन पर रखने का ऑप्शन भी होना चाहिए
  • जो भी बैकअप लिया हैं उसे आसानी से रिस्टोर करने का ऑप्शन होना चाहिए
• Export Option
  • कोई भी रिपोर्ट को एक्सपोर्ट करने का ऑप्शन होना चाहिए
  • Excel (XLS), PDF (Portable Document Format) , यह ऑप्शन ज्यादा उपयोग में आते हैं
• Single User/ Multiuser
  • सॉफ्टवेयर में मल्टीयूज़र का भी ऑप्शन होना चाहिए ताकि एक से ज्यादा व्यक्ति ऑपरेट कर सके
  • स्क्रीन वाइज परमिशन देने के भी ऑप्शन होना चाहिए
• Fast Implementation
  • सॉफ्टवेयर लेने के बाद मास्टर एंट्री करने के ऑप्शन इस टाइप से होना चाहिए की डाटा एंट्री फ़ास्ट हो जाये
  • इम्पोर्ट करने के ऑप्शन होना चाहिए

Purchase Feature

• Barcode Printing from Purchase : 
  • परचेस के समय वही से बारकोड प्रिंट करने के ऑप्शन होना चाहिए
  • यदि स्टेशनरी पहले से प्रिंट हैं तो पर्टिकुलर लोकेशन पर प्रिंटिंग का ऑप्शन होना चाहिए
  • अलग अलग साइज के लेबल लगाने का ऑप्शन होना चाहिए
• Unit Conversion
  • अलग अलग तरह की यूनिट सेट करने का ऑप्शन होना चाहिए
  • एक यूनिट से दूसरी यूनिट में कन्वर्शन होने का ऑप्शन होना चाहिए
• Previous Rate History : यदि सॉफ्टवेयर में पुराने किस रेट में किस किस व्यापारी से ख़रीदा था यह दिख जाये तो डील करने में बहुत आसानी होती हैं

Billing Features

• Pre-Printed Stationery : यदि कस्टमर के पास पहले से छपी हुई इनवॉइस हो तो सॉफ्टवेयर में Pre-Printed इनवॉइस सेट करने का ऑप्शन होना चाहिए
• Multi Unit Billing : Sale करते समय यूनिट बदलने का ऑप्शन होना चाहिए ताकि उसके हिसाब से Rate लग जाये
• Replacement : कभी कभी बिल बनाते समय कस्टमर पहले से लिए हुए आइटम को रेप्लस कराने ले आते हैं सॉफ्टवेयर में ऑप्शन होना चाहिए की बारकोड स्कैन करके आइटम Return  हो जाये
• More than One payment method : कभी कभी कस्टमर कुछ अमाउंट Cash दे देते हैं और कुछ ऑनलाइन पे कर देते हैं सॉफ्टवेयर में एक से अधिक पेमेंट रिसीप्ट करने का ऑप्शन होना चाहिए
• Invoice Format Design or Changes : हर कस्टमर अपने हिसाब से इनवॉइस का फॉर्मेट सेटिंग करना चाहते हैं यदि सॉफ्टवेयर में फॉर्मेट सेटिंग का ऑप्शन हो तो बहुत बढ़िया होता हैं ताकि वह अपने हिसाब से Customization कर सके
• Counter Sale : बहुत सी शॉप पर छूटकर ग्राहक एक-एक करके सामान ले जाते हैं जिनकी बिलिंग हम नहीं कर पाते उनके लिए एक दिनभर का एक बिल बना देते हैं काउंटर सेल्स के नाम से ताकि हमारे पास प्रॉपर नोटिंग भी हो जाये और स्टॉक भी प्रॉपर रहे
• Bill Holding : आज के हिसाब से यह सिस्टम बहुत उपयोगी हैं , इसमें एक कस्टमर का बिल बनाते बनाते यदि कोई दूसरा कस्टमर आ गया तो हम बिल बना सकते हैं पहले वाला बिल होल्ड हो जाता हैं ताकि हम जल्दी काम कर पाते हैं इस तरह के फीचर होने बहुत जरुरी हैं
• Estimate and Quotation : सॉफ्टवेयर में Quotation और Estimate बनाने का ऑप्शन होना चाहिए ताकि यदि कोई हमें एक से अधिक आइटम के रेट मांगे तो हम उसे टर्म्स एंड कंडीशन के साथ दे सकते इस सुविधा को हम WhatsApp के माध्यम से भी कर सकते हैं ।
• Printing With Thermal : आजकल लोग बड़े प्रिंटर के स्थान पर Thermal Printer का उपयोग करने लगे हैं , इसमें 3 इंच और 4 इंच की रोलर पर्ची पर प्रिंट निकाली जाती हैं, इसकी प्रिंट फ़ास्ट भी होती हैं और बिल के हिसाब से बड़ी छोटी प्रिंट कर सकते हैं , दूसरा इसकी प्रिंट ज्यादा समय तक नहीं रहती हैं ।
• SMS : सॉफ्टवेयर में SMS का ऑप्शन जरूर होना चाहिए ताकि
  • बिल बनने के बाद हम Customer को बिल सेंड कर सके
  • Due के बारे में जानकारी दे सके
  • कोई  स्कीम आई हो तो कस्टमर को मैसेज कर सके

Integration

• Cash Drawer : यदि सॉफ्टवेयर में ऐसा ऑप्शन हो की जैसे ही बिल बने Drawer ओपन हो जाये तो इससे Security रहती हैं बार बार गल्ले को लॉक नहीं करना पड़ता, यह भी एक अच्छा ऑप्शन हैं ।
• Weight Machine : यदि सॉफ्टवेयर में Weight मशीन का उपयोग हो रहा हो तो उससे लिंक करने का ऑप्शन होना चाहिए ताकि Weight टाइप करने के स्थान पर हम डायरेक्ट मशीन से ही Pick करके सॉफ्टवेयर में सेट कर दे इससे समय की बचत और Accuracy से कार्य होता हैं ।

Reminders

• Reminder Minimum Stock : सॉफ्टवेयर Dash Board पर जिन स्टॉक अपनी मिनिमम लेवल  से निचे चला गया हो वह शो होना चाहिए ताकि हम उन्हें आर्डर कर सके ।
• Reminder Over Due :
  • जो पेमेंट अपनी समयवधि से ज्यादा दिन पुराने हो गए हो उनका भी Reminder आना चाहिए ताकि हम Customer को कॉल करके पेमेंट Follow-Up पर ध्यान दे सके
  • यदि हमें जिन Supplier का पेमेंट करना हो उनका भी पेमेंट हम समय पर कर सके
• PDC Reminder : जो चेक हमने Post Dated लिए थे जब उनको बैंक मे प्रेजेंट करने का समय आये तो सॉफ्टवेयर से हमें रिमाइंडर आना चाहिए ।
• Reminder Expiry : यदि कोई वस्तु ऐसी रखी हैं जो कुछ समय में ख़राब होने वाली हो तो उनके भी रिमाइंडर आना चाहिए ताकि हम नुकसान होने से बचाले और यदि हम सेल भी न कर पाए तो उनको अलग रख दे ताकि Expiry वाले आइटम किसी के पास न जाये ।

Additional Features

• Theme Selection Option : यह कोई जरुरी ऑप्शन नहीं हैं परन्तु सॉफ्टवेयर पर जो काम कर रहे हो उनके हिसाब से Colour और Theme सिलेक्शन हो तो Operate करने वाले का भी मन लगता हैं ।
• Touch Screen : सॉफ्टवेयर की स्क्रीन पर ऐसा भी ऑप्शन होना चाहिए की यदि हम टच वाले मॉनिटर लगा दे तो उनकी स्क्रीन बिल बना सके, इससे काम बहुत आसान हो जाता हैं और और फ़ास्ट वर्किंग होती हैं।

Support System

आप जिस भी कंपनी से सॉफ्टवेयर ले हमेशा यह जांच ले की वह कितने सॉफ्टवेयर सेल कर चुकी हैं और उनके कस्टमर के बारे में जानकारी जरूर ले, देखिये कोई भी व्यक्ति कभी भी अपने बारे में बुरा नहीं बोलेंगे,  हमेशा तारीफ ही करेंगे, लेकिन यदि हमें सही जानना हैं तो उनके कस्टमर से सही जानकारी मिलती हैं, लेकिन में फिर भी कहूंगा की एक से अधिक कस्टमर से बात करे जरुरी नहीं कस्टमर कम राशि में बहुत से फीचर की डिमांड करते हैं और कंपनी यदि सही हैं तो वह जरुरी नहीं ही हर डिमांड पूरी ही कर पाए, डिमांड के हिसाब से राशि भी देना होती हैं । इसलिए जरूर नहीं की कस्टमर नाराज हैं तो कंपनी में फाल्ट होगा ही । फिर भी में कुछ पॉइंट दे रहा हु जिन के बारे में आप जानकारी ले सकते हैं ।

• No. of Telephone Lines : हमेशा यह देखले की Company में कितने Telephone लाइन और मोबाइल हैं ताकि यदि किसी एक से बात न भी हो तो आप अपनी बात Company तक पंहुचा दे ।
• No. of Support Persons : कंपनी में जब भी आप सॉफ्टवेयर फाइनल करने जाते हैं तो Company बताती है की हमें इतने सॉफ्टवेयर सेल किये/ हमारे इतने सॉफ्टवेयर चल रहे हैं , उनके हिसाब से जांच ले की वहा पर कस्टमर को अटटेंड करने के लिए उतने Person हैं भी या नहीं ।
• Understanding of Support Executive : जब भी Software लेने जाये तो वहा के Support Department के Contact Number जरूर लाये और उनसे बात करके आप पता लगा सकते हैं की सपोर्ट वाले सॉफ्टवेयर के बारे में कितना Knowledge रखते हैं यदि सपोर्ट वाले को Software के बारे में अच्छी जानकारी हैं तो वह आपको अच्छे से सपोर्ट दे पाएंगे ।
• Problem Solving Days : पुराने कस्टमर से बात करके पता लगाए की कोई भी प्रॉब्लम Solve करने में कंपनी को कितना समय लगता हैं उस हिसाब से निर्णय ले , कोई कोई प्रॉब्लम में ज्यादा समय लगता हैं इसका मतलब यह नहीं की हम सॉफ्टवेयर ही न ले ।

 

• SOFTWARE खरीदने से पहले इन 4 बातों का रखे ध्यान
• SOS BEAT BOX | यात्रा के दौरान ध्यान रखने योग्य बाते
• 14 USEFUL APP | हर समय काम में आने वाली एंड्राइड एप्प
• Personal Accounting (Mini Ledger)  के लिए फ्री में एंड्राइड एप्प डाउनलोड करे 

 

Summary

इस पुरे आर्टिकल  में हमने जाना की एक आदर्श Inventory Software में क्या क्या Features होने चाहिए, मेने स्वयं ने सॉफ्टवेयर बनाये हैं अपने अनुभव का आधार पर और इंटरनेट से अन्य सॉफ्टवेयर से अच्छी – अच्छी जानकारी निकालकर यह आर्टिकल लिखा हैं , आर्टिकल अच्छा लगे और यदि कोई भी Query हो तो संपर्क करे

अपना अमूल्य समय देने के लिए धन्यवाद्

सॉफ्टवेयर के बारे में और भी कोई जानकारी चाहिए तो आप संपर्क करे